ادارة الاملاك العقارية


يعتقد الكثير من الناس أن إدارة الأملاك هي تحصيل الإيجارات فقط .

لكن هذا الاعتقاد خاطئ في وقتنا الحالي.

ولنتعرف أكثر على مهنة إدارة الأملاك لا بد لنا من معرفة تاريخ هذه المهنة ونشأتها ففي الماضي

لم تكن الحاجة ملحة إليها حيث باستطاعة أي شخص إدارة أملاكه بنفسه ومع ظهور الثورة

الصناعية والعمرانية في أواخر القرن التاسع عشر الميلادي كانت إدارة الأملاك مقتصرة على الأبراج التجارية والفنادق والشركات الكبرى.

وفي بداية القرن الـ 19 تراكمت ديون كثيرة على الملاك حيث اقترضوا مبالغ طائلة للبناء

واستثمارات عقاراتهم فحولت إدارتها لبنوك وشركات التمويل مما حدا بهؤلاء إلى البحث عن أصحاب الخبرات في إدارة الأملاك وتعيين موظفين مختصين بهذه المهنة .

و تنقسم إدارة الأملاك إلى ثلاثة أنواع النوع الأول إدارة الأملاك بالوكالة وهي عبارة عن شركات

أومكاتب عقاريه متخصصة يتم الاتفاق معها على نسبه معينه من دخل العقار .

والنوع الثاني الإدارة الداخلية وغالباً ما تكون في الشركات الكبيرة التي تملك عقارات كثيرة

وتفضل إدارتها بنفسها وذلك بتعيين موظفين ومديري أملاك يتبعون للشركة،

أما النوع الثالث والمعروف لدينا هو المدير المالك حيث إن أغلب الملاك يفضلون إدارة أملاكهم

بأنفسهم وهذا جيد لمن يملك عقارات قليلة يمكن السيطرة عليها.

ومن الصفات المشترطة في مدير الأملاك الصدق والأمانة ودماثة الخلق وأن يكون ملماً بالشؤون

العقارية والأنظمة والقوانين وذلك لضمان عدم تخطيها كما يفضل أن يكون على دراية بالأسعار

المتداولة في كل منطقة أو حي وأن يكون ذا اطلاع على نوعية السلوكيات والجنسيات في هذا

الحي كي يستطيع التمكن من وضع استراتيجية تسهل له أداء مهمته إضافة إلى معرفته المبادئ

المحاسبية وإعداد الخطابات وأن يكون دائم الابتسام هادئ الأعصاب وتراعى هذه الصفات دائماً

عند اختيار وتوظيف مدير الأملاك.

ومن مسؤوليات مدير الأملاك استمرارية تأجير العقار بأعلى عائد ممكن ومحاولة عدم بقاء العقار

خالياً والتأجير على نوعية جيدة ومختارة من المستأجرين.

كذلك تحصيل الإيجارات في الوقت المحدد ودفع الرسوم والمستحقات والالتزامات على هذه

الأملاك والمحاولة قدر الإمكان من تخفيض هذه الرسوم دون أن يقلل من مستوى الخدمات ولابد

من مراعاة الصيانة العامة للعقار وتشمل الصيانة الدورية والوقائية ( حسب النسبه المعطاءة )

ومن المهام أيضاً التواصل مع المستأجرين وأن يكون حلقة وصل بينهم وبين المالك.

والمدير الناجح للعقارات لابدأن يدرس العقار من جميع جوانبه ( الإنشائية والقانونية والاقتصادية )

و من الأمور الواجب مراعاتها عند الرغبة في إدارة أملاك أي عقار تحليل مكان وموقع العقار

ودراسة المنطقة المحيطة به وتحليل العقار نفسه من حيث المساحات والجودة والمميزات

وتحليل متطلبات وأهداف المالك وهل هي متوافقة مع أوضاع السوق الحالية ويأتي بعد ذلك

تقديم ميزانية تشمل المصروفات والإيرادات المتوقعة للعقار من خلال خطة خمسية. ( أختياري

حسب الاتفاق ).

يعتقد كثير من الناس أن الخلل في إدارة الأملاك هو العقار نفسه وهذا خطأ شائع حيث إن أغلب

الأخطاء هي من ( البشر ) وفن التعامل معهم على سبيل المثال سوء وسائل الاتصال والدعاية

والاعلام أو عدم القدرة على التنظيم والمفاوضة أو ضعف في ( شخصية المدير ) أوفي المعلومات

والأهم بالنسبه لإصحاب الأملاك البحث عن الأشخاص المناسبين.

و من اهم عناصر إدارة الاملاك ما يلي :

الاساليب المحسابية :
ان المعرفة الاساسية باساليب المحاسبية من الشروط اللازمة لمن يرغب في معرفة ادارة الاملاك و تحيق نجاح بها حيث يجب تسجيل كل مدخولات العقار و المصروف عليه في دفاتر نظامية و ان تعمل مزانية سنوية

توضح الارباح و الخسائر ان وجدت و ان تدرس كل مصروفات العقار و تأكد من الجدوى منه و ان يتم تأكد من ان الارباح المحققه ليست وهمية و ان يتم دراسة القوائم الحسابية و تحليلها و تحديد مواطن الضعف والقوه في

مدخولات العقار و هده التحليل تفيد كثير عند عمل دارسات تسويقية .

التسويق :

تهدف المعرفة بالتسويق تحقيق ارباح مجزية في ادارة الاملاك فتسويق العقار هو جزء اساسي من ادارة الاملاك و يجب ان يعتمد التسويق على دراسات علمية و تحليل مادي لكل عناصر العملية التسويقية .

الحاسب الالي :

يتم استخدام الحاسب الالي في ادارة الاملاك في تسجيل كل المعلومات عن العقار كالتالي:

العقارات المعروضة لايجار او البيع .

و تهدف الى تحيق تداول سريع في العقارات و تسهيل تسويق العقار و العرض والطلب .

تسجيل تاريخ استحقاق دفعات الايجار .

و تهدف الى تيسير متابعة العقارات و التحصيل .

تاريخ استحقاق الاقساط .

و تهدف الى تحيق متابعة كبير لحركة المديونيات و تسهيل التحصيل .

تسجيل مدخولات العقار .

و تهدف الى تسجيل حركة المدفوعات و تسهيل اعداد الميزانيات و القوائم الحسابية .

تسجيل المصروف على العقار .

و تهدف الى تسجيل حركة المصروفات و تسهيل اعداد الميزانيات و القوائم الحسابية

طباعة العقود العقارية اليا .

تهدف الى تسهيل اعمال السكرتاريا و تجهيز العقود بسرعة اكبر و تسهيل مراجعتها

استعمال الحاسب لاستقبال و ارسال الرسائل الهاتفية الاستغناء عن جهاز الفاكس .

عمل قاعدة بيانات لعملاء و عنوانيهم .

تهدف الى تحقيق تواصل مستمر مع العملاء لتحيق استمرار في العملية التسويقية .

حفظ الوثائق و المخططات .

تهدف الى تحقيق حفظ الوتائق و المخططات و توفير حيز كافي في المكتب و عمل ارشيف الي يسهل الرجوع الى الوثائق والمخططات بسرعة اكبر .

عمل تقارير دورية عن حركة العقار .

بهدف تسهيل متابعة السوق و تسجيل حركة العقار .

و عند حفظ كل هذا المعلومات بالحاسب يستفاد منها في تسهيل و تطوير و و تحسين متابعة الاعمال .

اساليب و طرق الصيانة

العقار مثل الانسان يصب بالشيخوخة و يرتهل فيحتاج الى صيانة شاملة كل فتره معينة وبالعادة يجب عمل صيانه للعقارات كل 15 سنة و عمل صيانة وقائية سنوي ليتم الحفاظ على العقار من التالف و السقوط لا قدر الله و يجب ان تتم الصيانة باساليب هندسية وعلمية صحيحة و تراعي التكلفة منها .